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Una de las mejores formas de configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos para su empresa es usar OneDrive y un sitio de grupo juntos.One of the best ways to set up file storage and sharing for your business is to use OneDrive and a team site together.Esto es ideal si tiene una pequeña empresa con pocos empleados.This is ideal if you have a small business with a few employees.
Vea un breve vídeo sobre el almacenamiento de archivos en la nube de Microsoft 365.Watch a short video about storing files in the Microsoft 365 cloud.
Si este vídeo le ha sido de ayuda, consulte la serie completa de aprendizaje para las pequeñas empresas y las novedades de Microsoft 365.If you found this video helpful, check out the complete training series for small businesses and those new to Microsoft 365.
'Almacenamiento y administración de documentos de 365 de Microsoft''Microsoft 365 document storage and management'
OneDrive está diseñado para uso individual, con el uso compartido de archivos de forma ocasional.OneDrive is designed for individual use, with the occasional sharing of files.
Un sitio de grupo está diseñado para compartir y colaborar en archivos con regularidad.A team site is designed for sharing and collaborating on files regularly.Un sitio de grupo es ideal para almacenar archivos que tienen una propiedad compartida en la que varios usuarios poseen los archivos y pueden colaborar en ellos.A team site is ideal for storing files that have shared ownership where several people own the files and might collaborate on them.Cree un equipo de Microsoft Teams para agregar un sitio de grupo.Create a Microsoft Team to add a team site.Para obtener más información, vea crear un equipo en Microsoft Teams.Learn more at Create a team in Teams.
Los sitios de grupo y de OneDrive proporcionan acceso desde cualquier lugar para usted y para sus empleados.Both OneDrive and team sites provide anywhere access for you and your employees.
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Estas son algunas recomendaciones sobre lo que se debe almacenar en cada ubicación al usar OneDrive y los sitios de grupo juntos:Here are recommendations for what to store in each location when you use OneDrive and team sites together:
| Ubicación de almacenamientoStorage location | Para qué sirveWhat it's for | Qué almacenar aquíWhat to store here |
| OneDriveOneDrive | Almacenar contenido en OneDrive es similar a almacenar archivos en el equipo; nadie más puede acceder fácilmente a ellos.Storing content in OneDrive is like storing files on your computer; no one else can easily access them. Para obtener más información, vea ¿Qué es OneDrive para la empresa?For more info, see What is OneDrive for Business? | Archivos empresariales en los que otros miembros del equipo no necesitan colaborar ni obtener acceso de forma habitual.Business files that other team members won't need to collaborate on or access regularly. |
| Sitios de grupo de SharePointSharePoint team sites | Quita.Collaboration.Cuando se crea un grupo de 365 de Microsoft (por ejemplo, en el centro de administración de Microsoft 365, en Outlook o al crear un equipo en Microsoft Teams), se crea un sitio de grupo de SharePoint para ese grupo.When you create a Microsoft 365 group (for example, in the Microsoft 365 admin center, in Outlook, or by creating a team in Microsoft Teams) a SharePoint team site is created for that group.Del mismo modo, al crear un nuevo sitio de grupo de SharePoint desde la Página principal de SharePoint o desde el nuevo centro de administración de SharePoint, también se crea un grupo de Microsoft 365.Likewise, when you create a new SharePoint team site from the SharePoint home page or from the new SharePoint admin center, it also creates a Microsoft 365 group.Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio de grupo de SharePoint? y cómocrear un sitio de grupo en SharePoint Online.For more info, see What is a SharePoint team site? and Create a team site in SharePoint Online. | Archivos que tienen la propiedad compartida.Files that have shared ownership.Le recomendamos que separe los sitios de grupo por cada unidad de trabajo de su organización.We recommend separate team sites for each unit of work in your organization.Por ejemplo, para mantener el personal y los documentos financieros en privado para un equipo pequeño, cree un sitio de grupo independiente.For example, to keep personnel and financial documents private to a small team, create a separate team site. |
Nota
SharePoint también tiene otros tipos de sitios que puede usar para su empresa.SharePoint also has other types of sites you can use for your business.Puede usar sitios de comunicación en la intranet para publicar información para una amplia audiencia.You can use communication sites in your intranet to publish information for a broad audience.Y puede usar sitios de concentradores para conectar los sitios de la intranet.And you can use hub sites to connect sites in your intranet.
Empezar a usar OneDrive y el sitio de grupoStart using OneDrive and your team site
Los miembros del equipo pueden almacenar sus propios archivos en OneDriveTeam members can store their own files in OneDrive
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Cada persona de su empresa que tenga una licencia de Microsoft 365 asignada (y SharePoint Online seleccionada) obtiene almacenamiento en la nube de OneDrive.Each person in your business who has an Microsoft 365 license assigned (and SharePoint Online selected) gets OneDrive cloud storage.Pueden almacenar archivos relacionados con la empresa para obtener acceso desde cualquier dispositivo y solo están disponibles para ese usuario.They can store business-related files here for access from any device, and they are only available to that user.Por ejemplo, podrían almacenar un proyecto de propuesta, sus notas de reuniones o el texto de una presentación que vayan a realizar.For example, they might store a draft proposal, their meeting notes, or the script for a demo they're going to deliver.
Los empleados también pueden compartir archivos y carpetas de OneDrive.Employees can also share OneDrive files and folders.Si un empleado está ausente o abandona la compañía, otros usuarios pueden tener acceso a los archivos compartidos almacenados en OneDrive (uso compartido de la carpeta de equipo de OneDrive).If an employee is away or leaves the company, others can access shared files stored in OneDrive (OneDrive team folder sharing).
Esta es la forma en que cada persona de su equipo puede configurar OneDrive y compartir archivos.Here's how each person on your team can set up OneDrive and share files.
Vaya al portal de 365 de Microsofty inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.Go to the Microsoft 365 Portal, and sign in with your user name and password.
En el iniciador de aplicaciones, seleccione OneDrive.From the App launcher, select OneDrive.
En OneDrive, los miembros del equipo pueden almacenar sus propios archivos relacionados con la empresa.In OneDrive, team members can store their own business-related files.Puede compartir archivos individuales o bien una carpeta completa.You can share either individual files, or a whole folder.Elija un archivo o carpeta, haga clic con el botón secundario y, a continuación, elija compartir.Pick a file or folder, right-click, and then choose Share.
En la página Enviar vínculo , deje la selección predeterminada que todos los usuarios con el vínculo puedan ver y editar.On the Send Link page, leave the default selection Anyone with the link can view and edit.
Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo que desea que tengan acceso a la carpeta y agregue un mensaje opcional.Type names or email addresses of team members who you want to have access to the folder, and add an optional message.
Si desea que se envíe su propia copia del correo electrónico, agregue su dirección de correo electrónico a la lista.If you want your own copy of the email that will be sent, add your email address to the list.
Cuando termine de escribir la persona con la que desea compartir, seleccione Enviar.When you're done entering who you want to share with, select Send.El correo electrónico se envía inmediatamente a las personas a las que invites.The email is immediately sent to the people you invite.
Así es como se ve el correo electrónico.Here's what the email looks like.
Cargar archivos en un sitio de grupo para colaboración en líneaUpload files to a team site for online collaboration
Los sitios de grupo incluyen un espacio para almacenar archivos, denominado biblioteca de documentos.Team sites come with a place to store files, called a document library.
Estos son los pasos para agregar archivos:Here are the steps to add files:
En la Página principal del sitio de grupo, elija documentos en el menú de navegación de la parte izquierda.On the home page of your team site, choose Documents from the left-hand navigation menu.Esto le llevará a la biblioteca de documentos.This will take you to your Documents library.
Mientras estás conectado a Microsoft 365, abre el Explorador de archivos de Windows desde la barra de tareas o desde otra ubicación.While you're still signed in to Microsoft 365, open Windows File Explorer from your taskbar or other location.Busque los archivos que quiera subir al sitio de grupo.Go to the files you want to upload to your team site.
Seleccione los archivos que desea cargar en el sitio de grupo y, a continuación, arrástrelos a la biblioteca de documentos.Select the files you want to upload to your team site, and then drag them to the Document library.
Cuando termine, los archivos se almacenarán en el sitio de grupo y en el equipo.When you're done, the files will be stored in both your team site and your computer.
Puede eliminar los archivos del equipo.You can delete the files from your computer.En el paso siguiente, sincronice los archivos en línea con su PC o Mac, creará una nueva ubicación para estos archivos en el equipo.In the next step, Sync online files with your PC or Mac, you're going to create a new location for these files on your computer.
Si tiene un gran número de archivos o archivos de gran tamaño que quiere subir al sitio de grupo, lea estas sugerencias sobre cómo subir un gran número de archivos o archivos de gran tamaño a una biblioteca.If you have a lot of files or large files to upload to your team site, read these tips on uploading large or many files to a library.
Si necesita más espacio de almacenamiento, vea Cambiar el espacio de almacenamiento de la suscripción.If you need more storage space, see Change storage space for your subscription.
Sincronizar archivos en línea con su PC o MacSync online files with your PC or Mac
Ahora que tiene archivos en el sitio de grupo, puede configurarlos para que se sincronicen con su PC o Mac.Now that you have files on your team site, you can set them up to sync with your PC or Mac.De esta forma, puedes trabajar en los archivos desde tu PC o Mac en lugar de trabajar en Microsoft Edge, Chrome u otro explorador.This way, you can work on your files from your PC or Mac instead of working in Microsoft Edge, Chrome, or another browser.También es útil tener una versión de sus archivos sincronizada en su equipo para las situaciones en las que no esté conectado a Internet pero necesite obtener un archivo.It's also useful to have a version of your files synced on your computer for situations when you need to get to a file and you aren't connected to the Internet.
Una vez que haya configurado los archivos para que se sincronicen con el equipo, cuando esté conectado a Internet, se sincronizarán automáticamente.After you set up files to sync with your computer, when you're connected to the Internet, they'll be synchronized automatically.
Siga estos pasos para sincronizar archivos en el sitio de grupo con el equipo de escritorio:Here's how to synchronize files on your team site with your desktop:
En la Página principal del sitio de grupo, elija documentos en el menú de navegación de la parte izquierda.On the home page of your team site, choose Documents from the left-hand navigation menu.Esto le llevará a la biblioteca de documentos.This takes you to your Documents library.
Sugerencia
Al sincronizar archivos en el sitio de grupo, se sincronizan todas las bibliotecas de archivos en el sitio, no todo el sitio.When syncing files on your team site, you're syncing each file library on the site, not the entire site.
Elija sincronizar para sincronizar todos los archivos.Choose Sync to synchronize all the files.O bien, vaya a la carpeta específica que desee sincronizar.Or browse to the specific folder you want to sync.
Si se le pide que cambie de aplicación, elija sí.If prompted to switch apps, choose Yes.OneDrive es el proceso que realiza la sincronización.OneDrive is the process doing the synchronization.
Si, a continuación, obtiene un mensaje de configuración de OneDrive , inicie sesión con su cuenta profesional o educativa.If you then get a Set up OneDrive prompt, sign in with your work or school account.
Si todavía no ha sincronizado su OneDrive, es posible que vea la pantalla esta es tu carpeta de onedrive .If you haven't yet synced your OneDrive, you might see a This is your OneDrive folder screen.Compruebe que la ruta de la carpeta de OneDrive está aquí.Check the path under Your OneDrive folder is here.Elija Cambiar ubicación si desea usar una ruta de acceso diferente y, a continuación, seleccione siguiente.Choose Change Location if you want to use a different path, and then select Next.
Los archivos de los sitios de grupo aparecerán en el panel izquierdo del explorador de archivos, en el nombre de la organización.The files in your team sites will appear in the left pane of File Explorer under the name of your organization.Los archivos en OneDrive aparecerán en 'OneDrive- <Name of Organization> 'The files in OneDrive will appear under 'OneDrive - <Name of Organization>'
Para probar la sincronización, abra un archivo en la carpeta del equipo del equipo.Test the synchronization by opening a file in the team's folder on your computer.Realice un cambio y, después, elija Guardar.Make a change, and then choose Save.
Procedimientos recomendados para el almacenamiento y el uso compartido de archivosBest practices for file storage and sharing
Estas son algunas sugerencias para obtener el máximo provecho de OneDrive o de su sitio de grupo de SharePoint.Here are a few tips for getting the most from OneDrive or your SharePoint team site.
Recomendaciones sobre almacenamiento de archivos y colaboración para otros tipos de pequeñas empresasFile storage and collaboration recommendations for other types of small businesses
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Proprietorships : Use OneDrive para almacenar sus propios archivos y compartirlos con clientes en cada caso.Sole proprietorships : Use OneDrive to store your own files and share them with customers on a case-by-case basis.
Copropiedades : los propietarios usan OneDrive y comparten los archivos hacia delante y hacia atrás.Co-ownerships : Both owners use OneDrive and share files back and forth.
Empresas con clientes externos o asociados que necesitan acceso a los archivos : cree un nuevo sitio de grupo para almacenar y compartir documentos destinados a un cliente específico.Businesses with external clients or partners who need access to files : Create a new team site to store and share documents intended for a specific customer.Configure el sitio para permitir el acceso solo a ese cliente.Set up the site to allow access to only that customer.A continuación, no es necesario preocuparse de que un cliente obtenga acceso a la información destinada a otro cliente de forma accidental.You then don't need to worry that one customer will accidentally get access to information intended for another customer.
Establecer que los archivos privados sigan siéndoloKeep private files private
Al almacenar un archivo en OneDrive, solo es accesible para usted, a menos que lo comparta con otros usuarios.When you store a file in OneDrive it's only accessible by you, unless you share it with others.Al compartir archivos, puede optar por crear un vínculo que se pueda reenviar o compartir solo con personas específicas.When you share files, you can choose to create a link that can be forwarded, or to share with only specific people.También puede crear carpetas independientes en OneDrive para diferentes fines, como fines públicos, personales o para proyectos individuales.You can also create separate folders in OneDrive for different purposes such as public, personal, or for individual projects.Cada carpeta se puede compartir con otro usuario, con un grupo o con nadie.Each folder can be shared with a different person or group, or nobody else at all.
Para obtener más información sobre el uso compartido, vea también compartir archivos y carpetas con Microsoft 365.For more information on sharing, also see Share files and folders with Microsoft 365.
Realizar un seguimiento de la cantidad de espacio restanteTrack how much space you have left
Para ver cuánto espacio de almacenamiento dejó en OneDrive, consulte administrar el almacenamiento de onedrive para la empresa.To see how much storage space you have left in OneDrive, see Manage your OneDrive for Business storage.
A Donde Estas
¿Qué archivos se pueden almacenar en OneDrive y en un sitio de grupo?What files can be stored in OneDrive and a team site?
Aunque puede cargar casi todos los tipos de archivos, algunos nombres de archivo y caracteres de los nombres de archivo no están permitidos.While you can upload almost all types of files, some file names and characters in file names aren't allowed.Para obtener más información, consulte caracteres de archivo no válidos y tipos de archivo en OneDrive para la empresa.For more info, see Invalid file characters and file types in OneDrive for Business.
Habilitación o deshabilitación de servicios de almacenamiento de tercerosEnable or disable third-party storage services
Puede habilitar el almacenamiento de terceros para los usuarios en Microsoft 365 para que puedan almacenar y compartir documentos con servicios como Dropbox, además de OneDrive y sitios de grupo.You can enable third-party storage for your users in Microsoft 365 so they can store and share documents using services like Dropbox in addition to OneDrive and team sites.Esta puede ser una excelente manera de proporcionar servicios que puede que sus usuarios ya usen o que prefieran usar para proyectos empresariales.This can be a great way to provide services that your users may already be using or prefer to use for business projects.Si no desea que los usuarios de su organización usen Office para abrir archivos en un servicio de terceros, siga estos pasos para desactivarlo.If you don't want people in your organization using Office to open files in a third-party service, follow these steps to turn it off.
Importante
El almacenamiento de terceros está habilitado de forma predeterminada, por lo que debe realizar estos pasos inmediatamente si no desea que esté disponible para los usuarios.Third-party storage is enabled by default so you need to perform these steps right away if you don't want it available to your users.
Inicie sesión en el centro de administración.Sign in to to the admin center.
Vaya a la página configuración de la > organización .Go to the Settings > Org settings page.
En la pestaña servicios , seleccione Office en la web.On the Services tab, select Office on the web.
Active o desactive la casilla para activar o desactivar el almacenamiento de terceros y, a continuación, seleccione Guardar cambios.Select or deselect the check box to turn third-party storage on or off, then select Save changes.
Pasos siguientesNext steps
Personalizar el sitio de grupo para el almacenamiento y el uso compartido de archivos.Customize your team site for file storage and sharing.En este tutorial paso a paso se explica cómo puede aprovechar una mayor capacidad de almacenamiento y las características de colaboración.This step-by-step tutorial shows you how to you can take advantage of more storage and collaboration features.
Configure las aplicaciones de Office en tabletas y teléfonos.Set up Office apps on your tablets and phones.Debe hacer esto para poder Editar los archivos que se almacenan en OneDrive y en los sitios de grupo desde su tableta o teléfono.You need to do this so you can edit files that are stored in OneDrive and on team sites from your tablet or phone.Si no instala las aplicaciones de Office para su tableta o teléfono, podrá ver los archivos pero no editarlos.If you don't install the Office apps for your tablet or phone, you'll be able to view the files but not edit them.